Tổng tổng đài ảo và đài truyền thống đều là những giải pháp để quản lý các cuộc gọi đến và đi của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tuy nhiên, có một số khác biệt giữa hai loại tổng đài này.

Dưới đây là một số so sánh cơ bản của tổng đài ảo và tổng đài truyền thống.

So sánh tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

1. Định nghĩa

• Tổng đài truyền thống (hay còn gọi là tổng đài điện thoại) là một hệ thống điện thoại trung tâm được sử dụng để kết nối các cuộc gọi đến và đi từ một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tổng đài truyền thống thường được cài đặt trên một trung tâm điều khiển điện tử, cho phép các nhân viên của tổ chức truy cập các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, giữ cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi đến một số máy nội bộ khác hoặc số điện thoại bên ngoài, và ghi âm cuộc gọi.
• Tổng đài ảo là một loại hệ thống điện thoại được triển khai trên nền tảng đám mây (cloud) để quản lý các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn và các dịch vụ liên lạc khác của một doanh nghiệp. Tổng đài ảo cung cấp cho doanh nghiệp một số lượng lớn tính năng điện thoại, bao gồm quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, nhắn tin và nhiều tính năng khác.

Tổng đài ảo với nhiều tính năng ưu việt

Xem thêm: Tổng đài ảo là gì? Các lợi ích của tổng đài ảo với doanh nghiệp

2. Cấu hình: Tổng đài truyền thống yêu cầu phải có cấu hình phần cứng vật lý (như máy chủ và các thiết bị kết nối) để hoạt động, trong khi tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây và không yêu cầu phần cứng vật lý. Cụ thể:

• Tổng đài truyền thống:

• Yêu cầu phải có phần cứng vật lý như máy chủ, các thiết bị kết nối, điện thoại, máy ghi âm, v.v.
• Cần được cài đặt và cấu hình tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp.
• Các nhân viên quản lý và bảo trì phải có kiến thức chuyên môn để thực hiện các tác vụ cài đặt và bảo trì.

• Tổng đài ảo:

• Không yêu cầu phần cứng vật lý mà hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.
• Các tính năng và chức năng được quản lý thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động.
• Không yêu cầu nhân viên quản lý và bảo trì đặc biệt, vì các nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì toàn bộ hệ thống.

3. Chi phí: Tổng đài truyền thống có chi phí đầu tư ban đầu cao hơn do yêu cầu cài đặt phần cứng và các chi phí liên quan. Trong khi đó, tổng đài ảo có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn do không yêu cầu phần cứng vật lý. Cụ thể:

• Tổng đài truyền thống:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao, do yêu cầu phải mua sắm và cài đặt các thiết bị phần cứng, tốn kém và phức tạp trong việc triển khai và cấu hình.

Tổng đài truyền thống yêu cầu nhiều thiết bị

• Chi phí duy trì cao, do phải trả lương cho các kỹ thuật viên, chi phí điện và bảo trì các thiết bị phần cứng, cập nhật phần mềm và tính năng mới.

• Tổng đài ảo:

• Chi phí đầu tư thấp hơn, do không yêu cầu mua sắm các thiết bị phần cứng và có thể triển khai nhanh chóng.
• Chi phí duy trì thấp hơn, do các nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống, cập nhật phần mềm và tính năng mới.

4. Quản lý và bảo trì: Tổng đài truyền thống yêu cầu phải có các nhân viên chuyên môn để quản lý và bảo trì, trong khi tổng đài ảo thường được quản lý và bảo trì từ xa bởi nhà cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

• Tổng đài truyền thống:

• Yêu cầu sự can thiệp của các kỹ thuật viên chuyên nghiệp để cấu hình, bảo trì và nâng cấp hệ thống, đặc biệt khi có sự cố xảy ra.
• Yêu cầu thời gian và chi phí cao hơn để phục vụ các yêu cầu bảo trì, nâng cấp và sửa chữa.

• Tổng đài ảo:

• Hầu hết được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ, giúp giảm áp lực và chi phí quản lý và bảo trì đối với doanh nghiệp.
• Các nhà cung cấp dịch vụ thường cung cấp các tính năng quản lý và bảo trì từ xa để giúp khắc phục các sự cố và nâng cấp hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.

5. Tính năng: Tổng đài ảo thường có nhiều tính năng hơn so với tổng đài truyền thống, bao gồm tính năng ghi âm, tự động chuyển cuộc gọi, tích hợp với các ứng dụng khác, và phát triển dễ dàng.

• Tổng đài truyền thống:

• Tích hợp các chức năng cơ bản như quản lý cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi.
• Có thể mở rộng tính năng với các ứng dụng thêm vào như hội nghị truyền hình, giám sát và điều phối cuộc gọi.

• Tổng đài ảo:

• Tích hợp các chức năng cơ bản như quản lý cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi.
• Hỗ trợ tính năng như ghi âm cuộc gọi, thống kê báo cáo, tích hợp CRM, IVR (Interactive Voice Response), chatbot và tích hợp các ứng dụng như email, SMS và social media.

Tổng đài ảo Z Call Center tích hợp nhiều tính năng

Xem thêm: Z Call Center – Tổng đài ảo ưu việt tối ưu chăm sóc khách hàng

6. Quy mô và linh hoạt: Tổng đài ảo thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong khi tổng đài truyền thống phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn và có nhu cầu quản lý số lượng lớn cuộc gọi. Tuy nhiên, tổng đài ảo cũng có tính linh hoạt cao hơn do có thể dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Cụ thể:

• Tổng đài truyền thống:

• Tổng đài truyền thống thường được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn hoặc trung bình với số lượng nhân viên và khách hàng lớn.
• Tổng đài truyền thống có độ linh hoạt thấp hơn so với tổng đài ảo, vì thường cần phải có các phần cứng và máy chủ vật lý để cài đặt và cấu hình.

• Tổng đài ảo:

• Tổng đài ảo phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, và có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo nhu cầu.
• Tổng đài ảo có độ linh hoạt cao hơn vì không cần phải cài đặt phần cứng hoặc máy chủ vật lý. Tổng đài ảo có thể được triển khai dễ dàng trên một máy chủ đám mây hoặc máy chủ ảo.

Tóm lại, tổng đài truyền thống và tổng đài ảo đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp để chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, các giải pháp tổng đài mới hơn, như tổng đài Z Call Center, đang dần thay thế cho tổng đài truyền thống. Liên hệ ngay với ZSolution để được tư vấn và dùng thử Z Call Center miễn phí nhé!